💼 Arbeitsbeispiel: Digitalisierung im Finanzbereich
„Von Papierablagen zum digitalen Rückgrat – Praxisbeispiel aus dem Mittelstand“
Die Ausgangssituation
Als ich in einem mittelständischen Unternehmen (80 Mitarbeitende) den Finanzbereich übernahm, gab es bereits ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und einen digitalen Rechnungsworkflow – allerdings vorwiegend für wenige eingehende E-Mails und Papierrechnungen.
Der Großteil der Belege kam weiterhin per Post.
Papierablagen, redundante Ausdrucke und manuelle Zahlungsläufe bestimmten den Alltag im Finanzbereich. Transparenz, Effizienz und Zugriffsmöglichkeiten waren begrenzt.
Mein Ansatz
Mein Ziel war ein vollständig digitalisierter, zentral organisierter Finanzbereich – klar strukturiert, effizient und sofort zugriffsbereit. Dafür habe ich:
- Ein zentrales Rechnungspostfach eingeführt, um eingehende Rechnungen gebündelt zu empfangen
- Lieferanten und Kunden systematisch informiert, um Umstellungen und Entpersonalisierung zu ermöglichen
- Alle Zahlungsläufe auf digitale Prozesse umgestellt, inklusive Freigaben und Buchungsvorlagen
- Die Lohnverbuchung auf rein digitale Verbuchung per Import umgestellt
- Die doppelte Papierablage vollständig abgeschafft
- Einen geschützten Finanzbereich im DMS geschaffen für vertrauliche Unterlagen
- Das gesamte Archiv der letzten Jahre digitalisiert – hunderte Ordner eigenhändig gescannt, strukturiert und abgelegt
Das Ergebnis
- Komplette Digitalisierung aller Finanzunterlagen
- Sofortiger, strukturierter Zugriff auf alle relevanten Daten – auch rückwirkend
- Deutliche Zeitersparnis bei Zahlungsläufen und Reportings
- Reduzierung der Papierflut auf nahezu null
- Mehr Transparenz und Sicherheit im Umgang mit sensiblen Finanzinformationen
Mein Beitrag
Ich habe den gesamten Wandel konzipiert, koordiniert und operativ umgesetzt – eigenverantwortlich, strukturiert und mit klarer Zielsetzung.
Das Ergebnis: Ein digitaler Finanzbereich, der nicht nur funktioniert, sondern eine echte Grundlage für Weiterentwicklung und KI-Nutzung bildet.
Laut Bitkom arbeiten noch immer erst 15% der Unternehmen papierlos. Genau hier setze ich an – mit pragmatischen Lösungen, die Prozesse verschlanken und echte Entlastung bringen.
Erfahren Sie mehr über mein Angebot.
Ihr Florian Würstlin
